Cómo implementar kanban en reclutamiento y selección

metodología Kanban
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Antes de meternos de lleno a la aplicación del kanban en Recursos humanos, particularmente para reclutamiento, repasemos la definición que te dimos en nuestro contenido sobre transformación digital:

“Kanban significa en japonés tarjetas visuales y sirve para poder visualizar el flujo de trabajo en el desarrollo de un proyecto. Se construye sobre un lienzo, suele ser un papelógrafo, y todos deben poder visualizarlo. Divide el trabajo en tres etapas: Por hacer, En progreso y Hecho. Deben de realizar máximo dos tareas en la etapa de En progreso y máximo 6 en Por hacer. Esto para concentrar a los equipos en culminar tareas y tener un avance continuo.”

Kanban para Recursos Humanos

Con estas reglas de juego claras, llegó el momento de romperlas. Esta división de estados está bien cuando se manejan procesos simultáneos. Todos pueden ver el avance de la estrategia conjunta y se suscita un ambiente de colaboración y transparencia. Sin embargo, si de reclutamiento hablamos, resulta más beneficioso modificar el “template” original y adecuar uno para este proceso.

Te presentamos la matriz Kanban para reclutamiento:

Si bien este es virtual, se puede armar como uno convencional en la oficina para hacerle seguimiento a los candidatos y en qué etapas están.

Como vemos en el ejemplo enlistamos las siguientes fases que te pueden servir :

  • Candidatos contactados: En esta columna se agregan los candidatos con los que la empresa ya se comunicó.
  • Entrevista virtual agendada: Candidatos que tienen una cita con alguien de Recursos Humanos por teléfono o a través de una video entrevista.
  • Entrevista virtual realizada.
  • Entrevista presencial agendada: Candidatos que pasaron el filtro anterior y son llamados a las oficinas.
  • Entrevista presencial realizada.
  • Candidatos rechazados: postulantes que quedaron fuera del proceso luego de la primera entrevista.
  • Terna final: Candidatos que pasaron todos los filtros y deben acudir a la oficina para una última reunión con el jefe de área y el reclutador.
  • Oferta: Candidatos que recibirán una comunicación con una propuesta formal.

Dividir así el estatus de candidatos devendrá en una suerte de ATS analógico, lo que a su vez te permitirá mejorar tu marca empleadora pues sabrás qué candidatos quedaron o no y les comunicarás su estatus, mostrándote como un líder responsable y considerado que es parte de una empresa de las mismas características. Este además puede ser el primer paso de una transformación más grande, e incluso más beneficiosa.

El Kanban propuesto, este “ATS analógico”, es bueno, definitivamente te dará orden, pero debes tener en cuenta que el proceso de contacto seguirá siendo manual y eso implica una gran demanda de tiempo.

No obstante, no pierdas de vista que esta metodología ya se puede automatizar, a través de  un Applicant Tracking System,  llevándola al siguiente nivel, en donde la inteligencia artificial y los algoritmos harán a tus procesos más eficientes para el área y más humanos para los candidatos.

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