¿Cómo comunicar la transformación digital en tu empresa?

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Los cambios culturales para cualquier empresa siempre son complicados y más aún en la era digital donde estos son cada vez más frecuente, por lo que tener un plan de comunicación interna resulta indispensable. 

Seguramente sabes cómo hacer un plan de comunicación general con relativa facilidad. Pues bueno, el molde para un plan de comunicación de transformación digital es el mismo, pero el acercamiento que debes tomar dista del convencional. 

A continuación te contamos cómo comunicarle correctamente a los colaboradores de tu empresa lo que implica un proceso de transformación digital.

Analiza tu empresa

Como se hace tradicionalmente, se debe empezar por hacer un estudio de mercado de tu sector; sin embargo lo que buscarás será diferente. Debes preocuparte por recolectar tendencias del mercado en el que te desenvuelves que apoyen las decisiones que se han tomado referente a la implementación de tecnología. 

Aquí ten presente, en particular, lo que utiliza tu competencia para despertar el espíritu competitivo de los colaboradores y demostrar que tu empresa necesita estar a la vanguardia.

Nunca está demás hacer un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Desventajas y Amenazas). Con esta herramienta verás las cuestiones que tienes a favor del proceso de transformación digital y las oportunidades que te brinda el mercado. Es en el lado positivo en el que deberás centrar tus esfuerzos teniendo la otra información disponible para resolución de dudas de colaboradores reticentes y por motivos de transparencia.

Teniendo a la mano lo anteriormente mencionado podrás ingresar de lleno al diseño, desarrollo e implementación de tu plan de comunicación, que será mucho más eficaz y adaptado a las necesidades específicas de tu compañía.

Define tus objetivos

Después de analizar tu entorno y tener claro qué tienes a tu favor y cuáles son los factores adversos, podrás empezar a fijar objetivos de comunicación. Recuerda que tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y establecidos en un periodo de tiempo (SMART por sus siglas en inglés).

Si hablamos de transformación digital deberías considerar, por ejemplo, estos objetivos:

  • Incrementar el porcentaje de colaboradores abiertos a la transformación digital.
  • Aumentar el número de usuarios de las nuevas TICS.
  • Aumentar la cantidad de proyectos organizados de forma colaborativa.
  • Reemplazar métodos de trabajo antiguos por metodologías ágiles.
  • Aumentar el número de propuestas o proyectos para automatizar o digitalizar procesos operativos.

Estos podrían ser algunos de los objetivos para una empresa que recién inicia su transformación digital; sin embargo, no has de olvidar que debes ponerle un plazo a cada una de las metas que te propongas. Además, desde tu análisis debes ponderar la etapa de la transformación en la que te encuentras.

Determina tu público objetivo

Lo siguiente que debes hacer es definir a tu público objetivo. Mira bien a tus colaboradores y categorízalos en distintos grupos de acuerdo a edad, área, requerimientos tecnológicos, intereses, etc. 

Separarlos te ayudará a definir la estrategia de comunicación idónea, pues la definición de tus públicos te permitirá determinar los mejores canales de comunicación y la información que transmitirás por cada uno de estos. 

Debes considerar, también, que hay públicos más reticentes a la transformación digital que otros. Convencer a los nativos digitales, los millenials o miembros de la generación Z, no será tan difícil como apelar a los baby boomers o a los de la generación X. Ten esto en mente para destinar los recursos y esfuerzos indicados.

Construye tu mensaje

Si bien el mensaje depende de cada organización, en materia de transformación digital lo recomendable es transmitir que se trata de un proceso beneficioso, natural y que no significará despidos masivos, sino un incremento en la eficiencia laboral, en otras palabras, dejar de lado labores operativas para dedicarle más tiempo a tareas que añaden mayor valor.

Sea cual sea el tinte que decidas darle, debes, siempre, comunicar este último punto, pues la creencia común del reemplazo de labor humana por un “robot” es la principal barrera al momento de emprender la transformación digital.

Asegúrate también de que tu mensaje sea claro y conciso, algo recordable y fácil de entender. Con estas características será más sencillo que comuniques lo que verdaderamente quieres, sin lugar a confusiones ni malinterpretaciones.

Aboga por tu presupuesto

Comunicar el proceso de transformación digital correctamente es de vital importancia, así que preocúpate de que el presupuesto no la desestime. Debes sustentar el uso de recursos para este plan pues de no comunicarse adecuadamente el proceso, los colaboradores pueden poner barreras para el desarrollo del mismo.

De hecho, invertir en este plan de comunicación te ahorrará, a futuro, no solo dolores de cabeza sino gastos de reemplazo de personal o segundas capacitaciones que pudieron no ocurrir de haber transmitido tu mensaje correctamente, con la cantidad de recursos que el caso requiere.

Define los canales de comunicación

Estos son vitales para la correcta comunicación. En caso elijas el canal incorrecto, el público para el que hayas destinado este no recibirá el mensaje de la mejor manera y habrá sido una pérdida de tiempo y recursos.

Por ejemplo, una charla funcionará mejor con los colaboradores mayores, mientras que los más jóvenes podrían recibir de mejor manera la información con el uso de un chatbot. Las posibilidades son infinitas y depende de cada organización y cada grupo humano.

Lo recomendable es aprovechar alguna herramienta digital, como para que el “medio” sea el “mensaje”. Es una manera de ser coherente con lo que se está transmitiendo. Por ejemplo, en lugar del tradicional mural de comunicados, puedes implementar cartelería digital y de esta manera das un mensaje de cambio con mayor credibilidad.

Plan de acción

Con los anteriores elementos ya definidos es momento de aterrizar todo en un gantt y poner fechas, acciones y objetivos.

Te recomendamos empezar por notificar a tus colaboradores sobre el proceso en el que se embarcará la empresa y atender sus dudas y temores. Por ejemplo, puedes hacerlo a través de un APP o un Chatbot. 

Una vez que sepan del proceso debes empezar a ganártelos. Usa tus canales elegidos para comunicarles los pros del proceso y aclarar cuestiones acerca de los contras. De esta manera, el temor que puede haber suscitado la transformación digital se irá disipando y podrás empezar a capacitar a tu fuerza laboral, llegando así a la parte final de tu plan de acción.

Evalúa tus resultados

Llegó el momento. Es aquí donde sabrás si todo el esfuerzo de tu equipo, los recursos destinados y el tiempo invertido dieron fruto. Haciendo un segundo análisis de tu empresa, cotejando el estatus de la misma con los objetivos que te planteaste, podrás ver si las acciones tomadas fueron las mejores.

Es aquí en donde verás si tus colaboradores están a bordo de la transformación digital o son por otro lado barreras para la misma. Si el caso es el primero, excelente, lograste el cometido; pero, si el caso es el segundo, deberás repetir el proceso, desarrollando tu mensaje, revisando tus públicos, tus objetivos, canales y acciones.

 ¡Y, listo! Es así cómo se desarrolla un plan para comunicar la transformación digital. Sigue estos pasos y prepárate para modernizar tu empresa.

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