¿Cómo liderar equipos que hacen home office?

Tiempo de Lectura: 5 minutos

Uno de los principales aspectos sobre los que impacta la transformación digital es el tiempo. Los software agilizan o automatizan la realización de algunas tareas y el colaborador, autónomamente, empieza a intercalar tanto desde casa como en la oficina tareas de ambos espacios que puede hacer por internet sin necesidad de gastar tiempo en traslados. Es por esa razón que liderar equipos que hacen home office se está convirtiendo en tendencia.

Para que tu liderazgo con esta nueva modalidad de trabajo sea exitosa, toma en cuenta estos puntos:

Asegura el cambio cultural

La transformación digital no puede dejar de ir de la mano del cambio cultural en la compañía, tanto los líderes como los colaboradores tienen que hacer uso de sus habilidades sociales y valores más que nunca, pues sin estos, los cambios en la organización orientados a la automatización y el bienestar de la fuerza laboral no serán sostenibles.

Usemos como ejemplo la flexibilidad laboral. Poder trabajar desde casa representa un importante salario emocional y beneficio. Los colaboradores pueden disfrutar más tiempo de su familia, ahorrar en movilización y alimentación, además de tener más independencia sobre sus tiempos. 

Tanto el líder como el colaborador tienen que tener confianza y ser honestos al momento de reportar tiempos y verificar tareas, como también desarrollar la comunicación asertiva, el comportamiento proactivo y la escucha activa para mantener una adecuada relación y supervisión a distancia, a la vez de un eficiente trabajo en equipo. 

Sincroniza procesos de Marca empleadora y Cultura corporativa

En el corazón de ambos conceptos se encuentra la identidad de la empresa como organización y como ambiente laboral. Por ende, se debe alinear el “chip” cultural antes mencionado a las características y atributos culturales propios de la empresa.

De esta manera el trabajo de los colaboradores estará guiado por un propósito claro y valores corporativos concretos que deben apuntar a profundizar estos nuevos hábitos.

Por otro lado, se deben incluir procesos como la socialización del proyecto de protocolo de home office, la presentación formal del protocolo, las reuniones para comunicación de aspectos importantes y las capacitaciones dentro de tus estrategias y acciones de Marca Empleadora y Cultura Corporativa, apoyándote siempre en el equipo de Comunicación Interna de la empresa. 

Trabaja por objetivos

Si bien es importante determinar horas exactas para el trabajo, el pago de honorarios y el seguimiento del desempeño, trabajar por objetivos podrá optimizar la gestión y liberar de tensión a los colaboradores.

Al trabajar con deadlines específicos y reportar todos los avances realizados, se genera la costumbre en los colaboradores de comunicar sus progresos, se les da espacio para que puedan organizarse mejor, se promueve la responsabilidad y se fortalece la confianza como parte elemental del trabajo. 

De igual manera, se puede ir monitoreando el rendimiento y ver qué tareas pueden realizarse en menos tiempo, cuáles pueden depender de más colaboradores, etc.

Investiga

Se debe definir qué colaboradores pueden trabajar bajo esta modalidad, qué funciones, tareas o departamentos pueden descentralizarse, y cuál será la logística que se empleará.

Primero investiga qué áreas o funciones dependen más de entornos virtuales o uso de software. Luego, revisa las estadísticas de desempeño de tus colaboradores (People Analytics), puedes utilizar evaluaciones psicotécnicas o de otra índole para verificar si los perfiles son aptos para esta modalidad, etc. Lo recomendable es que empieces con los colaboradores de alto rendimiento. 

Finalmente, analiza las características técnicas de los programas o plataformas que utilizas/utilizarás para saber si es que te permiten la analítica de datos y no dificultan el acceso remoto. 

Desarrolla un protocolo

Determina los criterios y normas bajo las que se trabajará en esta modalidad. Indica cuáles son los requerimientos mínimos técnicos: un espacio designado dentro del hogar del colaborador, conexión a internet, los programas necesarios para la gestión, un escritorio y el dispositivo que utilizará para trabajar.

Especifica cómo se le proveerá este equipo (laptop) al colaborador, cuáles son los cuidados que debe tener y cuáles son los puntos de control que se aplicarán sobre el uso de este. 

Procede de igual manera si es que brindarás algún tipo de software, y explica las competencias que necesitarán para la labor y cuál será el plan de formación para ello (si es que es necesario). 

Detalla cuál será el horario de trabajo (tiene que ser fijo) y si es que se darán reuniones periódicas presenciales o virtuales. 

Por otro lado, tendrás que revisar los aspectos legales y verificar que tu protocolo no afecte la seguridad de la información de tu empresa o las condiciones laborales de tus colaboradores según tus normas internas y las normas jurídicas del espacio en el que te desempeñas. 

Otro punto importante que debes determinar en este protocolo es el sistema de control y asistencia bajo el cual se regirán tus trabajadores, las evaluaciones que realizarás a lo largo del proceso para medir su desempeño y los programas que utilizarás para estas gestiones. 

Recuerda compartir el proyecto del protocolo con tus colaboradores para que se sientan incluidos en la formulación de la política y la hagan propia, además de que te brindarán feedback. Procede de la misma manera con los líderes de la empresa.

Finalmente afianza la difusión del plan en una adecuada estrategia de comunicación interna. 

Competencias digitales y transformación

Desarrolla un plan de formación que comprenda las competencias requeridas, los programas en los cuales capacitarse, las evaluaciones correspondientes para medir el progreso, etc.

Puedes hacer de este proceso un conjunto de capacitaciones diseñada por tu equipo de Recursos Humanos o puedes apoyarte en la tecnología para elegir cursos abiertos, aplicaciones de gamificación y evaluaciones online que optimicen tu tiempo y esfuerzos.

Usa tecnología

Ya bien sea para agilizar ciertos procesos o automatizarlos, si implementas tecnología en los siguientes aspectos, en poco tiempo tendrás una logística de home office eficiente:

  • Comunicación: Para mantenerte en contacto puedes elegir entre la mensajería instantánea privada que te proveen aplicaciones como Chanty, la comunicación por videoconferencia en plataformas como Skype o Tribe, o el uso de un programa para la organización de tu trabajo que también facilite la comunicación interna de sus usuarios como Slack o BaseCamp. Si es que estás iniciando, puede que Google Hangouts te ayude en tu gestión hasta que conozcas las necesidades de comunicación de tu equipo.
  • Organización: Para ordenar y distribuir entre los colaboradores los proyectos o trabajos que realizarán puedes utilizar plataformas online o programas que organizan tus actividades de manera visual en tableros virtuales como Slack, Asana, Trello o Basecamp. Estos entornos también te permitirán la subida, almacenamiento y edición de archivos de forma colaborativa, así como la comunicación directa. Por otro lado, puedes empezar trabajando con Google Drive para la edición y revisión colaborativa de archivos, y Google Calendar para que tengas presente las actividades a las que tienes que hacer seguimiento.
  • Tiempo/Supervisión: Trabajes por objetivos o no, necesitas monitorizar el tiempo que emplean los colaboradores y si lo están usando en realizar las tareas asignadas. Las anteriores aplicaciones de organización que te mencionamos te permitirán seguir al detalle las actividades en las que se están centrando tus empleados, quiénes están haciendo dicho avance y cuáles son sus comentarios o aportes al proceso. Si lo que buscas es monitorizar al detalle las aplicaciones que abren en el navegador o en su computador, el tiempo que emplean y monetizar estas horas/hombre para un manejo exacto de tu contabilidad, te recomendamos Harvest o Freshbooks. Programas que hasta permiten la facturación desde su plataforma. Estas también te brindan estadísticas y gráficos de desempeño por colaborador y proyecto.

¿Te pareció interesante? Compártelo en tus redes.