¿Cómo hacer benchmarking para procesos de Recursos Humanos?

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Al iniciar un proyecto o iniciativa que involucra tantos cambios como los que supone la transformación digital, siempre es difícil empezar con el pie derecho. Por ello, desde hace ya unos años, los gestores de proyectos ágiles y los marketeros estudian ávidamente las mejores prácticas de su interés en el ámbito empresarial a través de la herramienta del benchmarking, un proceso sistemático para el análisis y evaluación comparativa de marcas, productos, servicios, organizaciones y procesos.

El fin de este tipo de estudio de mercado es identificar las mejores prácticas dentro del ámbito que la empresa quiera optimizar, evaluar cómo puede aplicarlas dentro de su organización y finalmente aplicarlas. 

Muchos se equivocan al considerar este proceso como un “espionaje” de la competencia o un sabotaje de las ventajas competitivas de otras empresas. No debes tomar esta postura, ya que existen muchas empresas que comparten sus buenas prácticas y hasta, de no ser del mismo sector, podrían brindarte información de primera mano para tu investigación.

Dentro del ámbito de la Transformación Digital en Recursos Humanos puedes analizar prácticas en muchos procesos, como por ejemplo:

El proceso

El benchmarking consiste en 5 sencillos pasos que te comentaremos a continuación:

1. Planificación

Tienes que identificar qué áreas, procesos o servicios/productos quieres optimizar. En base a ello, determinarás el tipo de benchmarking. Si es que seleccionarán a un competidor directo para destacar en tu sector, un departamento interno para aplicar las mejoras de este a otros sectores, o si elegirás a una empresa fuera de tu rubro por sus buenas prácticas en algún aspecto transversal.

De esta manera, sabrás adecuadamente qué organizaciones quieres investigar, cuáles son las que tienen mejores prácticas y si son compatibles con tu empresa. Como mínimo debes de tener 3 referentes. 

Luego, determinarás los indicadores a medir. Por ejemplo, si analizas la aplicación de herramientas digitales para el reclutamiento, tendrás de indicadores el nivel de aprestamiento de las nuevas tecnologías en los colaboradores o el avance de la implementación de programas para esta gestión. 

2. Investigación

Lo siguiente es recopilar la información, para lo que necesitarás identificar el método que utilizarás (investigación de gabinete o bibliográfica, entrevistas, encuestas, observación participante) y las fuentes adecuadas: fuentes internas, asociaciones profesionales, investigaciones, institutos, universidades, centros de investigación, centros de estadística, ONG’s, etc.

Para mayor orden, puedes estructurar el recojo de los datos en base a las temáticas tocadas, el tipo de soporte o formato en que está la información (imagen, video, documento), el público objetivo al que se dirige el proceso, proyecto o producto, y las características más importantes de cada actor analizado. 

Por ejemplo, si analizas “El desarrollo de canales digitales para el reclutamiento” debes investigar los canales que utilizan los actores analizados, los mensajes que difunden, el candidate persona que perfilan y cómo se dirigen a estos. Por otro lado, realizarás una revisión comparativa de analítica de redes sociales y posicionamiento web de estos actores. Identificarás las palabras clave que más utilizan, sus temáticas más comunes, los atributos de marca que suelen difundir, los formatos más utilizados para comunicar. 

Si la situación lo amerita, analiza información estadística sobre el público objetivo de sus estrategias de reclutamiento, a la vez que analizas las cualidades y atributos característicos de algunos colaboradores que encuentres a través de LinkedIn. En ese sentido también puedes entrevistarte personalmente u organizar un focus group con colaboradores que ya no trabajan en la organización que investigas o que fueron descartados de algún proceso de reclutamiento. 

3. Análisis

En esta fase identificarás y medirás el impacto de estas buenas prácticas, las diferencias con tu empresa y desempeño, y determinarás en qué ámbitos propios puedes implementar prácticas similares con buenos resultados.

Tienes que elegir las opciones más viables según el estado de tu empresa y organizar esta información en un informe o resumen ejecutivo (análisis macro y micro del ámbito que se haya investigado de la empresa, los actores investigados y su estado actual, conclusiones, prácticas identificadas, recomendaciones). 

Con base en esto desarrollarás un plan de acción para el proceso, producto o área dentro de tu empresa. Determinarás objetivos y acciones para lograr estas nuevas prácticas, cómo se distribuirán estas en el tiempo, cómo se implementarán (actores involucrados, recursos, procesos) y cómo se medirán. 

4. Aplicación

Integra estas nuevas prácticas dentro de las lógicas de trabajo que hay en tu empresa. No pongas la organización de cabeza. Por ello es que desde antes debes evaluar objetivamente cuáles son los cambios más viables y si tu organización está lista para hacerlos. No repitas la fórmula, aprovecha para sacar de esta estrategia una ventaja diferencial que pueda posicionarte mejor.

5. Evaluación

Como en todo proyecto, es básico que midas constantemente tus avances para identificar si es que estás alineado a tus objetivos planteados en un inicio. Para que puedas realizar esta labor con calidad, tendrás que determinar una periodicidad para la evaluación del avance e impacto de estas mejoras, además de documentar este proceso en informes.

Ahora que conoces al detalle cómo realizar un benchmarking, empieza a identificar aquellos procesos, productos/servicios o proyectos que puedes optimizar aprendiendo de las mejores prácticas empresariales.

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